Psychische Belastungen am Arbeitsplatz: Arbeitsbedingungen erkennen und wirksam verbessern

Zeitdruck, häufige Unterbrechungen, unklare Zuständigkeiten, emotionale Anforderungen oder mangelnde Unterstützung können Beschäftigte dauerhaft belasten. Psychische Belastungen entstehen jedoch nicht nur in besonders stressintensiven Berufen. Sie können grundsätzlich an jedem Arbeitsplatz und in jeder Branche auftreten.

Für Unternehmen ist daher entscheidend, belastende Arbeitsbedingungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Verbesserungsmaßnahmen umzusetzen. Eine fachgerecht durchgeführte Evaluierung psychischer Belastungen unterstützt nicht nur die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten, sondern kann auch Arbeitsabläufe, Zusammenarbeit und Führung nachhaltig verbessern.

Was sind psychische Belastungen?

Psychische Belastung bezeichnet die Gesamtheit aller Einflüsse, die von außen auf einen Menschen einwirken und psychisch auf ihn Einfluss nehmen.

Psychische Belastung ist daher zunächst kein negatives Ereignis und auch keine Erkrankung. Ob daraus eine problematische Fehlbeanspruchung entsteht, hängt unter anderem von Art, Dauer und Intensität der Belastung sowie von den vorhandenen Arbeitsbedingungen und Ressourcen ab.

Zu den möglichen Belastungsfaktoren gehören beispielsweise:

• hoher Zeit- und Leistungsdruck,
• häufige Arbeitsunterbrechungen,
• unklare oder widersprüchliche Aufgaben,
• fehlende Informationen,
• geringe Handlungsspielräume,
• mangelhafte Arbeitsorganisation,
• Konflikte im Team,
• unzureichende Unterstützung durch Führungskräfte,
• emotionale Anforderungen,
• Schicht- und Nachtarbeit,
• ständige Erreichbarkeit,
• belastender Kundenkontakt,
• monotone Tätigkeiten,
• Lärm und andere störende Umgebungsbedingungen sowie
• mangelnde Planbarkeit von Arbeitszeit und Arbeitsmenge.

Ziel der Evaluierung ist nicht, die psychische Gesundheit oder Persönlichkeit einzelner Beschäftigter zu beurteilen. Untersucht werden die Arbeitsbedingungen und jene Faktoren, die für vergleichbare Tätigkeitsgruppen belastend wirken können.

Evaluierung psychischer Belastungen ist verpflichtend

Arbeitgeber sind nach dem ArbeitnehmerInnenschutzgesetz verpflichtet, sämtliche Gefahren für die Sicherheit und Gesundheit ihrer Beschäftigten zu ermitteln und zu beurteilen. Dazu gehören ausdrücklich auch arbeitsbedingte psychische Belastungen.

Die Ergebnisse der Evaluierung sowie die festgelegten Maßnahmen müssen in den Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokumenten festgehalten werden. Die Maßnahmen sind anschließend auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls anzupassen.

Die Evaluierung psychischer Belastungen ist daher kein freiwilliges Gesundheitsprojekt und keine bloße Mitarbeiterbefragung. Sie ist Bestandteil der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitsplatzevaluierung.

Welche Bereiche werden untersucht?

Bei der Evaluierung werden typischerweise vier zentrale Themenbereiche betrachtet:

Arbeitsaufgaben und Tätigkeiten

Dazu gehören beispielsweise:

• Arbeitsmenge und Zeitdruck,
• Komplexität der Aufgaben,
• monotone oder stark wiederholende Tätigkeiten,
• emotionale Anforderungen,
• Verantwortung und Entscheidungsspielraum sowie
• Übereinstimmung zwischen Qualifikation und Aufgabe.

Arbeitsorganisation

Hierzu zählen unter anderem:

• Arbeitsabläufe,
• Informationsweitergabe,
• Zuständigkeiten,
• Schnittstellen,
• Unterbrechungen,
• Arbeitszeitgestaltung,
• Personaleinsatz und
• Planbarkeit der Arbeit.

Soziales Klima

Dabei werden beispielsweise betrachtet:

• Zusammenarbeit im Team,
• Unterstützung durch Führungskräfte,
• Konfliktkultur,
• Kommunikation,
• Anerkennung,
• Umgang mit Fehlern sowie
• Gewalt, Belästigung oder Diskriminierung.

Arbeitsumgebung

Auch physische Rahmenbedingungen können psychisch belastend wirken, etwa:

• Lärm,
• Hitze oder Kälte,
• schlechte Beleuchtung,
• Platzmangel,
• ungeeignete Arbeitsmittel,
• häufige Störungen sowie
• fehlende Rückzugsmöglichkeiten.

Die Evaluierung muss alle relevanten Arbeitsplätze und Tätigkeiten erfassen. Beschäftigte mit vergleichbaren Aufgaben und Belastungsbedingungen können dabei zu Tätigkeitsgruppen zusammengefasst werden.

Wie läuft eine fachgerechte Evaluierung ab?

Eine strukturierte Evaluierung umfasst mehrere Schritte.

1. Projekt vorbereiten

Zu Beginn werden Zuständigkeiten, Ziele, Tätigkeitsgruppen, Zeitplan und Beteiligte festgelegt.

In den Prozess sollten je nach Unternehmensgröße und Organisation insbesondere eingebunden werden:

• Unternehmensleitung,
• Führungskräfte,
• Beschäftigte,
• Betriebsrat,
• Sicherheitsvertrauenspersonen,
• Sicherheitsfachkraft,
• Arbeitsmedizin und
• Arbeitspsychologie.

2. Belastungen ermitteln

Für die Erhebung müssen geeignete und qualitätsgesicherte Verfahren eingesetzt werden.

Je nach Betriebsgröße und Fragestellung können dies sein:

• standardisierte Fragebögen,
• moderierte Gruppenverfahren,
• strukturierte Interviews,
• Beobachtungsverfahren oder
• eine geeignete Kombination mehrerer Methoden.

Das eingesetzte Verfahren muss die Arbeitsbedingungen erfassen und eine nachvollziehbare Ableitung von Maßnahmen ermöglichen.

3. Ergebnisse beurteilen

Die erhobenen Belastungen werden analysiert und nach Tätigkeitsgruppen beziehungsweise Arbeitsbereichen bewertet.

Dabei wird festgestellt:

• wo relevanter Handlungsbedarf besteht,
• welche Belastungsquellen besonders häufig auftreten,
• welche Beschäftigtengruppen betroffen sind und
• welche Ursachen organisatorisch oder technisch verändert werden können.

4. Maßnahmen entwickeln

Gemeinsam mit den betroffenen Beschäftigten und den betrieblich Verantwortlichen werden geeignete Verbesserungsmaßnahmen erarbeitet.

5. Maßnahmen dokumentieren und umsetzen

Die Ergebnisse, Zuständigkeiten, Fristen und Maßnahmen werden nachvollziehbar dokumentiert und in die betriebliche Organisation überführt.

6. Wirksamkeit überprüfen

Nach Umsetzung muss geprüft werden, ob die Maßnahmen tatsächlich zu einer Verbesserung geführt haben. Eine bloße Durchführung ohne Wirksamkeitskontrolle schließt den Evaluierungsprozess nicht ab.

Welche Maßnahmen können sinnvoll sein?

Wirksame Maßnahmen setzen möglichst an den Ursachen der Belastung an.

Mögliche Maßnahmen sind beispielsweise:

• klare Aufgaben- und Kompetenzverteilungen,
• Verbesserung der Personal- und Einsatzplanung,
• realistische Termin- und Leistungsvorgaben,
• Verringerung unnötiger Unterbrechungen,
• verbesserte Informations- und Kommunikationswege,
• klare Vertretungsregelungen,
• optimierte Schicht- und Pausenplanung,
• mehr Handlungsspielraum,
• strukturierte Mitarbeitergespräche,
• verbesserte Zusammenarbeit an Schnittstellen,
• Schulung und Unterstützung von Führungskräften,
• Maßnahmen gegen Gewalt und Belästigung,
• geeignete Rückzugs- und Erholungsmöglichkeiten sowie
• Verbesserung störender Umgebungsbedingungen.

Allgemeine Angebote wie Entspannungskurse oder persönliche Stressbewältigung können ergänzend sinnvoll sein. Sie ersetzen jedoch keine Maßnahmen zur Verbesserung problematischer Arbeitsbedingungen.

Wann muss die Evaluierung überprüft werden?

Die Evaluierung ist kein einmaliges Projekt. Sie muss überprüft und angepasst werden, wenn sich die betrieblichen Gegebenheiten wesentlich verändern.

Anlässe können beispielsweise sein:

• Umstrukturierungen,
• neue Arbeitsverfahren,
• Einführung neuer Technologien,
• erhebliche Personalveränderungen,
• Zusammenlegung von Teams,
• neue Schichtmodelle,
• vermehrte Konflikte oder Beschwerden,
• auffällige Krankenstände,
• Arbeitsunfälle oder Beinaheunfälle,
• erhöhte Fluktuation oder
• Hinweise auf unzureichend wirksame Maßnahmen.

Auch ohne besonderen Anlass sollte regelmäßig geprüft werden, ob die dokumentierten Ergebnisse und Maßnahmen noch aktuell sind.

Welche Rolle haben Führungskräfte?

Führungskräfte prägen die Arbeitsorganisation und das soziale Klima wesentlich mit. Sie sind deshalb wichtige Beteiligte bei der Evaluierung und Umsetzung von Maßnahmen.

Zu ihren Aufgaben können insbesondere gehören:

• Belastungssignale ernst nehmen,
• klare Ziele und Prioritäten vermitteln,
• Ressourcen und Arbeitsmenge abstimmen,
• Beschäftigte beteiligen,
• Konflikte frühzeitig bearbeiten,
• Informationen rechtzeitig weitergeben,
• vereinbarte Maßnahmen umsetzen und
• die Wirksamkeit im eigenen Verantwortungsbereich beobachten.

Dabei sollten Führungskräfte nicht zu Diagnostikern psychischer Erkrankungen gemacht werden. Ihre Aufgabe besteht darin, sichere und gesundheitsgerechte Arbeitsbedingungen mitzugestalten und bei Bedarf geeignete interne oder externe Unterstützung einzubeziehen.

Vertraulichkeit und Beteiligung schaffen Vertrauen

Die Evaluierung kann nur dann gute Ergebnisse liefern, wenn die Beschäftigten offen über belastende Arbeitsbedingungen sprechen können.

Dafür sind insbesondere wichtig:

• transparente Information über Ziel und Ablauf,
• nachvollziehbarer Datenschutz,
• Auswertung auf Gruppenebene,
• keine personenbezogene Leistungsbeurteilung,
• vertraulicher Umgang mit Rückmeldungen und
• sichtbare Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen.

Werden Ergebnisse erhoben, aber keine Verbesserungen umgesetzt, kann das Vertrauen der Beschäftigten nachhaltig beeinträchtigt werden.

Vorteile einer professionellen Evaluierung

Eine wirksame Evaluierung psychischer Belastungen kann Unternehmen dabei unterstützen:

• Arbeitsabläufe zu verbessern,
• Fehlbelastungen frühzeitig zu erkennen,
• Ausfallzeiten zu reduzieren,
• Konflikte zu vermeiden,
• Verantwortlichkeiten zu klären,
• Beschäftigte stärker einzubinden,
• Führungskräfte zu entlasten,
• die Arbeitgeberattraktivität zu stärken und
• gesetzliche Anforderungen nachvollziehbar zu erfüllen.

Die Arbeitsinspektion bezeichnet die verpflichtende Evaluierung als wesentliches Instrument, um problematische psychische Arbeitsbedingungen zu erkennen und durch Maßnahmen an der Quelle zu bekämpfen.

Interdisziplinäre Unterstützung durch STB-Austria

STB-Austria begleitet Unternehmen gemeinsam mit unserem Team Arbeitspsychologen bei der Planung und Durchführung der Evaluierung psychischer Belastungen.

Unser Leistungsangebot umfasst unter anderem:

• Vorbereitung und Projektplanung,
• Festlegung geeigneter Tätigkeitsgruppen,
• Auswahl qualitätsgesicherter Verfahren,
• anonyme Beschäftigtenbefragungen,
• moderierte Gruppenverfahren,
• Interviews und Workshops,
• fachliche Auswertung,
• Entwicklung praxisgerechter Maßnahmen,
• Dokumentation für das Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument,
• Präsentation der Ergebnisse,
• Begleitung der Maßnahmenumsetzung,
• Wirksamkeitskontrolle sowie
• Schulung und Beratung von Führungskräften.

Bei rechtlichen oder arbeitsorganisatorischen Fragestellungen unterstützt uns zusätzlich unsere Rechtsabteilung. Dadurch können arbeitspsychologische, sicherheitstechnische und rechtliche Aspekte abgestimmt bearbeitet werden.