Managementsysteme, die im Alltag funktionieren

QUALITÄTS- UND MANAGEMENTSYSTEME

ISO 9001 | ISO 14001 | ISO 45001 | ISO 37301 | EMAS | Integrierte Managementsysteme

Wie wir es machen

Wir implementieren, verbinden und optimieren Managementsysteme nach internationalen Standards. Dabei entstehen klare Prozesse, nachvollziehbare Verantwortlichkeiten und eine Dokumentation, die Ihr Unternehmen tatsächlich unterstützt.

Managementsysteme müssen einen erkennbaren Nutzen schaffen

Ein Managementsystem soll Orientierung geben, Prozesse verbessern und verlässliche Nachweise schaffen.

In der Praxis entstehen jedoch häufig umfangreiche Dokumentationen, parallele Ablagen und zusätzliche Verwaltungsaufgaben, ohne dass die Organisation davon ausreichend profitiert.

Wir entwickeln Managementsysteme deshalb ausgehend von Ihren tatsächlichen Abläufen, Verantwortlichkeiten und bestehenden Werkzeugen.

Das Ergebnis ist ein System, das Normanforderungen erfüllt und gleichzeitig im betrieblichen Alltag verständlich, effizient und steuerbar bleibt.

Unsere Projektleistungen

Systemanalyse und Gap-Analyse

Wir vergleichen Ihre vorhandenen Strukturen mit den Anforderungen der gewünschten Norm oder des Managementsystems.

Prozessaufnahme und Prozesslandkarte

Bestehende Abläufe werden erhoben, strukturiert und in einer übersichtlichen Prozesslandschaft dargestellt.

Dokumentation

Wir erstellen oder überarbeiten erforderliche:

• Prozessbeschreibungen
• Verfahrensanweisungen
• Arbeitsanweisungen
• Richtlinien
• Formulare
• Checklisten
• Rollenbeschreibungen
• Kennzahlenübersichten
• Risikoregister
• Maßnahmenlisten
• Managementbewertungen

Rechts- und Normenkataster

Wir unterstützen bei Aufbau, Aktualisierung und Bewertung relevanter rechtlicher und normativer Verpflichtungen.

Interne Audits

Unsere Auditor führen interne Audits durch und bewerten die Umsetzung sowie Wirksamkeit des Managementsystems.

Vorbereitung auf Zertifizierungsaudits

Wir begleiten die Organisation bei der Vorbereitung auf Stufe-1-, Stufe-2-, Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits.

Auditbegleitung

Auf Wunsch begleiten wir externe Audits, unterstützen bei der Beantwortung von Rückfragen und koordinieren die Bearbeitung von Feststellungen.

Unser Vorgehen

1. Ausgangssituation analysieren

Wir erfassen Organisation, Standorte, Prozesse, bestehende Dokumente, eingesetzte Systeme und gewünschte Zertifizierungsziele.

2. Projektstruktur festlegen

Projektumfang, Verantwortlichkeiten, Arbeitspakete, Termine und Meilensteine werden abgestimmt.

3. Prozesse und Anforderungen verbinden

Die Normanforderungen werden den tatsächlichen Unternehmensprozessen zugeordnet.

4. System implementieren

Dokumente, Kontrollen, Kennzahlen und Verantwortlichkeiten werden eingeführt und praktisch erprobt.

5. Mitarbeitende qualifizieren

Führungskräfte, Prozessverantwortliche und Mitarbeitende werden gezielt auf ihre Aufgaben vorbereitet.

6. Internes Audit durchführen

Vor der Zertifizierung wird das System auf Vollständigkeit und Wirksamkeit überprüft.

7. Zertifizierung begleiten

Wir unterstützen bei externen Audits und bei der Bearbeitung möglicher Feststellungen.

8. System weiterentwickeln

Nach erfolgreicher Einführung begleiten wir das Managementsystem auf Wunsch langfristig weiter.

Bestehende Softwarelösungen weiterverwenden

Ein neues Managementsystem erfordert nicht automatisch eine neue Software.

Wir integrieren Prozesse, Kontrollen, Rechtskataster, Risiken und Nachweise auf Wunsch in Ihre bereits vorhandenen Systeme.

Dabei können wir unter anderem berücksichtigen:

• bestehende GRC-Systeme
• Dokumentenmanagementsysteme
• SharePoint
• Intranetlösungen
• ERP-Systeme
• bestehende Auditsoftware
• branchenspezifische Anwendungen
• interne Unternehmensplattformen

Nur wenn keine geeignete Lösung vorhanden ist, entwickeln wir gemeinsam eine passende Dokumentationsstruktur.

Digitale Managementsysteme

Auf Wunsch bilden wir wesentliche Systemelemente in einer gemeinsamen digitalen Struktur ab.

Mögliche Inhalte sind:

• Prozesslandkarte
• KPI-Dashboard
• Risiken und Chancen
• Maßnahmenmanagement
• Rechts- und Normenkataster
• Auditplanung
• Auditfeststellungen
• Dokumentenlenkung
• Schulungsmatrix
• Lieferantenbewertung
• Managementbewertung
• Standortauswertungen

Dadurch erhalten Führungskräfte und Prozessverantwortliche einen aktuellen Überblick über Leistung, Risiken, Fristen und offene Maßnahmen.

Lieferanten und externe Partner

Qualitäts- und Compliance-Anforderungen enden nicht an der Unternehmensgrenze.

Wir unterstützen bei:

• Lieferantenauswahl
• Lieferantenbewertung
• Qualitätsvereinbarungen
• Nachunternehmermanagement
• Auditierung von Lieferanten
• Definition von Mindestanforderungen
• Maßnahmen bei Abweichungen
• Freigabe- und Eskalationsprozessen

Managementsysteme für einzelne oder mehrere Standorte

Wir begleiten sowohl einzelne Unternehmen als auch Filialketten, Unternehmensgruppen und Organisationen mit mehreren Standorten.

Dabei schaffen wir:

• zentrale Mindeststandards
• klare lokale Verantwortlichkeiten
• einheitliche Prozesse
• vergleichbare Kennzahlen
• standortübergreifende Audits
• gemeinsame Dokumentation
• zentral steuerbares Maßnahmenmanagement

Abweichende lokale Anforderungen können gezielt in das Gesamtsystem integriert werden.

Ihr Vorteil durch interdisziplinäre Kompetenz

Unsere Fachbereiche Unternehmensberatung, Ingenieurbüro, Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin, Arbeitspsychologie und Brandschutz arbeiten eng zusammen.

Dadurch können wir Managementsysteme nicht nur formal dokumentieren, sondern auch fachlich mit belastbaren Inhalten hinterlegen.

Ihre Vorteile

• eine zentrale Projektleitung
• weniger Schnittstellen
• praxisnahe Prozesse
• technisch und rechtlich fundierte Inhalte
• nachvollziehbare Dokumentation
• gezielte Vorbereitung auf Audits
• Unterstützung bei der Zertifizierung
• langfristige Systembetreuung

Unsere Leistungen

Qualitätsmanagement nach ISO 9001

Wir unterstützen beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung von Qualitätsmanagementsystemen.

Schwerpunkte sind unter anderem:

• Prozessmanagement
• Kundenanforderungen
• Qualitätsziele
• Risiken und Chancen
• Kennzahlen
• Lieferantenmanagement
• Reklamationsmanagement
• interne Audits
• Managementbewertung
• kontinuierliche Verbesserung

Umweltmanagement nach ISO 14001 und EMAS

Wir begleiten Unternehmen bei der systematischen Erfassung und Verbesserung ihrer Umweltleistung.

Dazu zählen beispielsweise:

• Umweltaspekte
• Umweltziele
• Energie- und Ressourcenverbrauch
• Abfallmanagement
• Emissionen
• Umweltkennzahlen
• Rechtsverpflichtungen
• Notfallvorsorge
• Umweltprogramme
• interne Audits

Arbeitsschutzmanagement nach ISO 45001

Wir verbinden die gesetzlichen Anforderungen des Arbeitnehmer mit einem strukturierten Managementsystem.

Dabei werden insbesondere berücksichtigt:

• Gefährdungen und Risiken
• Beteiligung der Beschäftigten
• Ziele und Programme
• Verantwortlichkeiten
• Unterweisungen
• Prüf- und Kontrollprozesse
• Unfall- und Ereignismanagement
• Wirksamkeitskontrolle
• kontinuierliche Verbesserung

Compliance-Management nach ISO 37301

Wir unterstützen beim Aufbau nachvollziehbarer Strukturen zur Ermittlung, Bewertung und Umsetzung von Verpflichtungen.

Dazu gehören:

• Compliance-Risiken
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Rechts- und Normenkataster
• Freigabe- und Kontrollprozesse
• Hinweis- und Eskalationswege
• Schulungen
• interne Kontrollen
• Managementbewertung

Energiemanagement

Wir unterstützen Unternehmen bei der strukturierten Erfassung und Steuerung von Energieverbräuchen, Energiekennzahlen und Verbesserungsmaßnahmen.

Integrierte Managementsysteme

Mehrere Normen müssen nicht in getrennten Systemen umgesetzt werden.

Wir verbinden gemeinsame Anforderungen wie:

• Kontext der Organisation
• Führung
• Risiken und Chancen
• dokumentierte Informationen
• Ziele und Maßnahmen
• Kompetenz und Schulung
• Kommunikation
• interne Audits
• Managementbewertung
• Verbesserung

Dadurch entstehen einheitliche Prozesse und deutlich weniger Doppelarbeit.

Von einzelnen Dokumenten zum steuerbaren System

Ein wirksames Managementsystem besteht nicht aus einer Sammlung von Handbüchern und Verfahrensanweisungen.

Entscheidend ist das Zusammenspiel von:

• klaren Prozessen
• eindeutigen Verantwortlichkeiten
• geeigneten Kennzahlen
• wirksamen Kontrollen
• verständlicher Dokumentation
• regelmäßiger Bewertung
• konsequenter Maßnahmenverfolgung

Wir entwickeln diese Elemente gemeinsam mit den betroffenen Fachbereichen und integrieren sie in Ihre bestehende Organisation.

Interdisziplinäre Kompetenz

Unsere Fachbereiche Unternehmensberatung, Ingenieurbüro, Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin, Arbeitspsychologie und Brandschutz arbeiten eng zusammen.

Dadurch können wir Managementsysteme nicht nur formal dokumentieren, sondern auch fachlich mit belastbaren Inhalten hinterlegen.

Ihre Vorteile

• eine zentrale Projektleitung
• weniger Schnittstellen
• praxisnahe Prozesse
• technisch und rechtlich fundierte Inhalte
• nachvollziehbare Dokumentation
• gezielte Vorbereitung auf Audits
• Unterstützung bei der Zertifizierung
• langfristige Systembetreuung

Sie möchten ein Managementsystem aufbauen oder ein bestehendes System vereinfachen?

Wir analysieren Ihre Ausgangssituation und entwickeln ein Managementsystem, das Normanforderungen, betriebliche Prozesse und vorhandene Softwarelösungen sinnvoll miteinander verbindet.